Başvuruya nereden başlamalı?

Bir şirketin elindeki kişisel verileriniz hakkında bilgi almak, yanlış kaydı düzelttirmek veya silme talebinde bulunmak istiyorsanız önce hangi kuruluşa, hangi işlem için başvuracağınızı netleştirin. Kurula şikâyet yolunda ilk basamak veri sorumlusuna başvurudur; doğrudan yargıya başvurma imkânıyla bu şartı karıştırmayın.

Başvuru metniniz kadar, ne zaman ulaştığı ve cevabı ne zaman öğrendiğiniz de önemlidir. Gönderdiğiniz metni, teslim kaydını ve cevabı aynı dosyada saklayın.

1. Önce şirkete mi, Kişisel Verileri Koruma Kuruluna mı başvurmalıyım?

Kanun kapsamındaki talepler için Kurula şikâyetten önce veri sorumlusuna başvuru yolunu tüketmeniz gerekir. Bu, bütün hukuki yollar için geçerli bir “önce şirkete başvur” şartı değildir.

Uygulamanın marka adıyla şirketin unvanı farklı olabilir. Aydınlatma metnindeki kuruluş bilgilerini ve başvuru kanalını kontrol edin. Sorunun hangi hesap, müşteri numarası veya işlemle ilgili olduğunu açıklayın; ilgisiz kuruluşlara aynı metni topluca göndermeyin.

2. Yalnız silme mi isteyebilirim?

Hayır. Verilerinizin işlenip işlenmediğine ilişkin bilgi, yanlış veya eksik kaydın düzeltilmesi ve şartları varsa silme ya da yok etme isteyebilirsiniz. İlgili düzeltme veya silme işleminin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini de talep edebilirsiniz.

Örneğin size ait olmayan bir işlemin hesabınızda görünmesiyle, kapanmış hesabınıza ilişkin kayıtların tutulması aynı sorun değildir. Önce yanlışlığın düzeltilmesini mi, işleme gerekçesinin açıklanmasını mı, yoksa belirli verilerin silinmesini mi istediğinizi ayırın.

3. “Hesabımı kapattım” demek bütün verilerin silinmesini sağlar mı?

Hesabın kapanmasıyla bütün kayıtların hukuken silinmesi aynı şey değildir. Veriyi işlemeyi gerektiren sebepler ortadan kalktığında silme, yok etme veya anonimleştirme yükümlülüğü doğar. Bu nedenle her veri bakımından saklamanın devam eden gerekçesi değerlendirilmelidir.

“Her şeyi silin” talebinin yanına, silinmeyen kayıtlar varsa bunların hangileri olduğunu ve hangi gerekçeyle tutulduğunu açıklama talebinizi ekleyin. Hesaba giriş yapamamanızı, bütün verilerin ortadan kaldırıldığının kanıtı saymayın.

4. E-posta göndermem yeterli mi?

Herhangi bir adresten gönderilen e-postayı otomatik olarak usulüne uygun başvuru saymayın. Kurum; yazılı başvuru, KEP, güvenli elektronik imza, mobil imza, daha önce veri sorumlusuna bildirilmiş ve sisteminde kayıtlı e-posta adresi veya başvuru için geliştirilmiş uygulama gibi yöntemleri açıklamaktadır.

Yalnız müşteri hizmetleriyle telefon görüşmesine güvenmeyin. Başvuru kanalının gösterdiği adresi ve gönderim sonucunu saklayın; size verilen destek numarasını, gönderdiğiniz metinle eşleştirin.

5. Dilekçede ne bulunmalı?

Kurumun duyurusuna göre başvuruda ad-soyad, T.C. kimlik numarası, tebligata esas adres, varsa bildirim e-postası ve talep konusu bulunmalıdır; yazılı başvuruda imza gerekir. Vekille başvuruda vekâletname örneği eklenir.

Bu açıklama Türkiye Cumhuriyeti vatandaşlarının başvurusu içindir; yabancıların kimlik bilgilerine ilişkin usul ayrıca kontrol edilmelidir. Olayı kısa bir tarih sırasıyla anlatın, talepleri numaralandırın. Sorunla ilgisi olmayan sağlık belgelerini veya üçüncü kişilerin özel yazışmalarını eklemeyin.

6. Cevabı ne kadar beklemeliyim?

Veri sorumlusu talebi niteliğine göre en kısa sürede, en geç 30 gün içinde sonuçlandırmalıdır. Ret veya yetersiz cevap gelirse şikâyet süresini o cevabı öğrendiğiniz tarihle birlikte değerlendirin; cevap yoksa 30 günlük cevap süresinin dolmasını bekleyin.

Başvuruyu hazırladığınız gün ile karşı tarafa ulaştığı günü ayrı kaydedin. “İşleminiz inceleniyor” mesajını, taleplerinizin tamamına verilmiş esaslı cevap gibi kabul etmeyin.

7. Kurula şikâyette 30 gün mü, 60 gün mü geçerli?

Genel kural, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her hâlde başvurudan itibaren 60 gündür. Uygulamadaki ayrım şöyledir:

  • İlk 30 gün içinde cevap aldıysanız, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 günlük şikâyet süresini izleyin.
  • Cevap verilmediyse, 30 günlük cevap süresi dolduktan sonra, ilk başvurudan itibaren 60 gün içinde şikâyet edin.
  • Cevap 30 günden sonra geldiyse, geç cevabın size yeniden 30 gün kazandırdığını düşünmeyin; ilk başvurudan itibaren 60 günlük sınır geçerlidir.

Bu ayrım Kurulun resmî süre kararında açıklanmıştır. “Nasıl olsa 60 günüm var” diyerek erken gelen cevabı bekletmek süre kaybına yol açabilir.

8. Şikâyet için hangi belgeleri saklamalıyım?

İlk başvuruyu, veri sorumlusuna iletildiğini gösteren belgeyi, varsa cevabı ve cevabı ne zaman aldığınızı gösteren kaydı hazırlayın. İhlal iddianızı destekleyen belgeleri ve açık talebinizi ekleyin.

Ekran görüntüsünü tek başına bırakmak yerine bağlantıyı, tarih bilgisini ve ilgili işlem kaydını koruyun. Dosyaları anlaşılır adlarla sıralayın: “ilk başvuru”, “teslim kaydı”, “cevap” gibi. Şikâyet metninde hangi talebinizin karşılanmadığını tek tek gösterin.

Resmî kaynaklar

İlgili okumalar